PDF 파일 합치기·나누기·용량 줄이기 쉬운 방법

PDF를 그대로 보내는 게 아니라 필요한 페이지만 골라서 보내야 하는 상황이 생기면 생각보다 막막할 수 있습니다. 저도 PDF에서 필요한 페이지를 사진으로 바꿔서 보내야 했던 적이 있습니다.

PDF를 보는 것까지는 어렵지 않았지만, 막상 필요한 부분만 따로 꺼내 보내려고 하니 어떤 방법을 써야 할지 고민하게 됐습니다. PDF 작업은 이런 순간에 갑자기 필요해지는 경우가 많습니다. 여러 파일을 하나로 묶거나, 몇 페이지만 따로 저장하거나, 용량을 줄여야 하는 식입니다.

방법은 목적에 따라 나누어 생각하면 훨씬 단순해집니다.

1 작업하기 전에 원본부터 하나 남겨두세요

PDF를 수정하기 전에 원본 파일을 다른 폴더에 복사해 두는 편이 좋습니다. 페이지 순서를 잘못 바꾸거나 압축 후 글씨가 흐려져도 원본이 있으면 다시 시작할 수 있습니다.

2 PDF 여러 개를 한 파일로 보내고 싶다면

신청서와 첨부자료처럼 여러 PDF를 한꺼번에 제출해야 할 때는 PDF 합치기 기능이 필요합니다. 각각 보내는 것보다 하나로 묶으면 받는 사람도 순서대로 보기 편합니다.

1. 사용할 PDF 병합 도구를 엽니다.
2. 합칠 PDF 파일을 추가합니다.
3. 파일 순서를 원하는 대로 정리합니다.
4. 병합 또는 비슷한 기능을 실행합니다.
5. 완성된 파일을 직접 열어 순서가 맞는지 봅니다.

마지막 확인이 특히 중요합니다. 파일은 잘 합쳐졌는데 앞뒤 순서가 뒤바뀌면 제출하고 나서야 발견하는 경우가 생길 수 있습니다.

3 전체가 아니라 몇 페이지만 필요할 때는 이렇게 합니다

긴 PDF에서 몇 페이지만 따로 보내야 한다면 꼭 원본 전체를 전달할 필요는 없습니다. 윈도우에서는 사용하는 PDF 프로그램에 따라 인쇄 → Microsoft Print to PDF 방식으로 원하는 페이지만 새 PDF로 만들 수 있습니다.

1. PDF를 엽니다.
2. 인쇄를 선택합니다.
3. 프린터에서 Microsoft Print to PDF를 선택합니다.
4. 필요한 페이지 범위를 지정합니다.
5. 인쇄를 누른 뒤 새 파일의 이름과 저장 위치를 정합니다.

예를 들어 20쪽짜리 문서에서 3~5쪽만 필요하다면 페이지 범위를 3-5처럼 지정하는 방식입니다. 프로그램에 따라 메뉴 이름이나 화면은 조금 다를 수 있습니다.

4 저처럼 필요한 페이지를 ‘사진’으로 보내야 한다면?

제가 필요했던 건 PDF 자체가 아니라 PDF 안의 필요한 페이지를 사진 형태로 보내는 것이었습니다. 이런 경우에는 먼저 상대방이 정말 JPG나 PNG 같은 이미지 파일을 요구하는지 확인하는 게 좋습니다.

단순히 한두 페이지의 내용을 카카오톡이나 메신저로 보여주는 목적이라면 화면에 해당 페이지를 크게 띄운 뒤 Windows + Shift + S로 필요한 부분을 캡처하는 방법이 가장 간단할 수 있습니다.

1. PDF에서 보낼 페이지를 엽니다.
2. 글자가 잘 보이도록 화면 크기를 조절합니다.
3. Windows + Shift + S를 누릅니다.
4. 보낼 영역을 선택해 캡처합니다.
5. 저장한 이미지를 열어 글자가 잘리는 곳이 없는지 확인합니다.

화면 캡처 자체가 익숙하지 않다면 윈도우 11에서 화면 캡처하는 방법을 같이 보면 됩니다.

5 파일이 너무 커서 안 보내진다면 압축을 생각해 봅니다

스캔한 문서나 사진이 많이 들어간 PDF는 파일 크기가 꽤 커질 수 있습니다. 이메일이나 제출 사이트에서 용량 제한에 걸렸다면 이때는 PDF 압축이 필요합니다.

1. 먼저 원본 PDF의 파일 크기를 확인합니다.
2. 신뢰할 수 있는 PDF 압축 기능에서 파일을 선택합니다.
3. 압축 강도를 고를 수 있다면 너무 강한 단계부터 선택하지 않습니다.
4. 압축한 파일을 저장합니다.
5. 다시 열어 작은 글씨와 사진이 잘 보이는지 확인합니다.

6 사진 여러 장을 PDF 하나로 만드는 건 반대 작업입니다

PDF 페이지를 사진으로 만드는 것과, 사진 여러 장을 PDF 하나로 만드는 것은 서로 반대되는 작업입니다. JPG·PNG 사진 여러 장을 하나의 PDF로 제출해야 한다면 사진 여러 장을 PDF 하나로 묶는 쉬운 방법에서 따로 확인할 수 있습니다.

7 PDF에 이름이나 날짜를 적어야 한다면?

PDF를 합치거나 나누는 게 아니라 서명 옆에 이름이나 날짜를 직접 입력해야 할 수도 있습니다. 이 경우에는 PDF에 글씨를 쉽게 입력하는 방법처럼 텍스트 입력 기능을 사용하는 편이 맞습니다.

지금 필요한 작업이 헷갈린다면 여기서 골라보세요

작업이 잘되지 않는다면 이것부터 봅니다

• PDF가 열리지 않는다면: 파일 손상이나 비밀번호 보호 여부를 확인합니다.
• 압축해도 크기가 비슷하다면: 이미 압축된 문서일 수 있습니다.
• 글씨나 사진이 흐려졌다면: 원본에서 압축 강도를 낮춰 다시 만들어 봅니다.
• 한글이 깨져 보인다면: 다른 PDF 뷰어에서도 같은지 확인합니다.
• 사진으로 만든 글씨가 흐리다면: PDF 화면을 더 크게 표시한 뒤 다시 캡처해 봅니다.

PDF를 이메일로 보내야 한다면

작업은 끝났는데 이메일 첨부 용량 때문에 보내지지 않는다면 지메일에서 용량이 큰 파일을 안전하게 보내는 방법도 이어서 확인할 수 있습니다.

제가 다시 PDF 일부를 사진으로 보내야 한다면

예전처럼 필요한 페이지를 사진으로 보내야 한다면 저는 먼저 몇 페이지만 필요한지부터 볼 것 같습니다. 한두 페이지라면 필요한 내용을 크게 띄워 캡처하고, 페이지가 많다면 이미지로 내보낼 수 있는 기능을 찾아보겠습니다.

그리고 보내기 직전에는 이미지가 만들어졌다는 것만 보고 끝내지 않고, 글씨가 선명한지와 불필요한 개인정보가 함께 찍히지 않았는지도 확인할 것 같습니다.